TANGGUNG JAWAB DAN TUGAS PERSONALIA

Tugas dan Tanggung Jawab Personalia di perusahaan batu bara

1.     Penerimaan Tenaga Kerja koordinasi dengan labour Supply

-Memeriksa kelengkapan syarat Administasi calon pekerja ( data lengkap pelamar pekerjaan)

-Membuat material soal tes kualifikasi

-Melakukan wawancara

-Membuat kesimpulan / rekomendasi

2.     Sosialisasi dan koordinasi

-Sosialisasi kepada masyarakat sebagai sarana informasi mekanisme penerimaan tenaga kerja

-Koordinasi  dengan DISNAKERTRANS

-Koordinasi dengan aparatur keamanan (security atau Polisi) melihat tingkat kebutuhannya.

3.     Menyiapkan Perjanjian kerja baru karyawan Baru

-Memasukan / menyiapkan data lengkap karyawan baru

-Membuat rekomendasi induksi koordinasi dengan safety departemen

-Membuat Joining report

-Membuat perjanjian perpanjangan kontrak kerja

-Membuat SKEP permanen bagi karyawan tetap

4.     Absensi daftar hadir

-Menyiapkan/ membuatan  Absensi karyawan khusus untuk bagian personalia dan Humas

-Melaporkan  data absensi pada atasan dan untuk diserahkan pada bagian payroll

-Membuat surat izin karyawan

5.     Internal Letter

-Membuat surat panggilan Dinas pada karyawan untuk pembinaan, Peringatan,PHK,dll.

-Membuat/menyiapkan surat penyataan karyawan untuk pembinaan

-Membuat/menyiapkan surat peringatan

-Membuat dan menyiapkan surat promosi atau mutasi

-Membuat/menyiapkan surat penyataan pengunduran diri Karyawan/PHK

-Memproses/menindak lanjuti karyawan PHK koordinasi  dengan Ware house,Accounting,Payroll juga departemen terkait

-Membuat Undangan pertemuan/meeting Personalia

-Membuat surat pengantaran  berobat ke klinik

-Membuat surat pengalaman kerja

6.     Incoming letter/Surat masuk

-Memasukan data sesuai tanggal,jam,nomor surat dan tujuan

-Menindak lanjuti surat masuk sesuai tujuan dan kepentingan

7.     Outgoing Letter/Surat Keluar

-Membuat dan melaporkan karyawan bulanan ke DISNAKERTRANS BARSEL

-Membuat dan melaporkan Tenaga kerja

-Membuat Surat pengantar berobat ke RS.PERTAMINA

8.     Memperbaharui/Update dan Record data

-Mempower/Tenaga kerja sesuai perubahan/perkembangannya

-Schedule Cuti karyawan

-Cuti, ijin, sakit, atau masuk tanpa keterangan

-Data karyawan yang mendapat peringatan

-Data karyawan yang di PHK

9.     Koordinasi dengan masing – masing Departemen

-Hubungan timbal  balik kerja yang berkesinambungan

-Pembinaan awal karyawan pada masing – masing departemen

-Permohonan kebutuhan /penambahan karyawan di ajukan  masing – masing departemen

-Penilaian kinerja karyawan/evaluasi pada masing – masing departemen untuk dibuat dan disampaikan kepada bagian personalia

10.  Jamsostek

-Proses hak karyawan untuk jaminan kecelakaan kerja

-Proses hak karyawan untuk  jaminan hari tua

-Proses dan hak karyawan untuk jaminan kematian

11.  Proses pembinaan,peringatan,PHK

-Proses pembinaan pada karyawan mengacu pada pelanggaran kerja ringan untuk dibuat  surat pernyataan

-Proses peringatan pada karyawan mengacu pada pelanggaran sedang/ berat untuk di buatkan surat peringatan 1,2.3

-Proses PHK pada karyawan mengacu kepada pelanggaran berat untuk dibuat surat pemutusan hubungan kerja( surat penyataan pengunduran diri/ pemutusan kontrak kerja)

12.  Adapun Tugas dan tanggung jawab tersebut diatas masih menyesuaikan dan akan di tambahkan atau dirobah sewaktu – waktu dan mengacu kepada perkembangan perusahaan dan tingkat kebutuhan.